10 Dicas Práticas Sobre Gestão do Tempo

Há boas chances de que, em algum momento de sua vida, você buscou aprender algo sobre gestão do tempo, seja por meio de livros, cursos on e off-line, ou mesmo ao tentar usar insistentemente aquela agenda do seu computador para controlar as tarefas do dia. Apesar de todo o empenho, você pode dizer: “ainda assim eu não posso fazer tudo que eu preciso”.

Mas, porque isso acontece? A resposta é simples. Tudo o que você aprendeu sobre gestão do tempo é um completo desperdício, simplesmente porque não funciona na prática.

Mas, porque isso acontece? A resposta é simples. Tudo o que você aprendeu sobre gestão do tempo é um completo desperdício, simplesmente porque não funciona na prática.

Antes mesmo de começar a tentar gerir seu tempo, você deve aprender o que é o tempo.

Um dicionário define o tempo como “o ponto ou o período em que as coisas ocorrem”. Uma das definições o Novo Dicionário Aurélio é “a sucessão dos anos, dos dias, das horas, etc., que envolve, para o homem, a noção de presente, passado e futuro”.

De forma simplificada, vamos deixar assim: o tempo é quando as coisas acontecem.

A Questão É: Você Está Pronto Para Quebrar Paradigmas?

Existem dois tipos de tempo: o tempo do relógio e o tempo subjetivo. Na hora do relógio, há 60 segundos em um minuto, 60 minutos em uma hora, 24 horas em um dia e 365 dias no ano (ou 366 se ano bissexto). Todo o tempo passa de forma igual. Quando alguém faz 50 anos, são exatamente 50 anos, nem mais, nem menos.

Mas quando falamos em tempo subjetivo, ele se torna relativo. O tempo voa ou se arrasta, dependendo do que você estiver fazendo e o interesse na tarefa. Duas horas na fila de um banco podem ser sentidas como 10 anos desperdiçados. E quando olhamos para os nossos filhos com 10 anos, é como se houvesse passado apenas duas horas. Percebe a diferença?

Qual situação melhor descreve o mundo em que você realmente vive: o tempo do relógio, ou o subjetivo?

A razão dos dispositivos de gerenciamento de tempo não funcionarem é que eles são projetados para gerenciar o tempo do relógio. O tempo do relógio é irrelevante. Você não vive e muitas vezes nem tem acesso às horas do relógio. Você vive em tempo subjetivo, um mundo em que o tempo voa quando você está se divertindo ou se arrasta quando você está fazendo atividades que não te agradam.

A boa notícia é que o tempo real é mental. Ele existe apenas por definição humana. Ele foi criado pelo homem para que pudesse melhor se adaptar ao ambiente. E qualquer coisa que se cria é possível gerenciar melhor. Por isso, é hora de remover qualquer ideia de auto sabotagem ou limitação que você tenha criado em torno de “não ter tempo suficiente”, ou hoje não ser “o momento certo” para iniciar um negócio ou gerir as suas tarefas corretamente.

Como Gasta o Seu Tempo?

Fiz toda essa introdução para dizer que existem apenas três maneiras de passar o tempo: em pensamentos, conversas e ações. Independentemente do tipo de negócio que você possui todo o seu trabalho está dividido nesses três itens.

Como empreendedor você pode ser frequentemente interrompido ou levado em direções diferentes, conforme as situações se apresentem. Enquanto eliminar as interrupções pode ser uma tarefa praticamente impossível, é você quem define quanto tempo gasta com elas, bem como quanto tempo investe em seus pensamentos, conversas e ações, além de saber separar o que leva ao sucesso e o que direciona ao fracasso.

Com todas essas questões em mente é hora de ter acesso ao que vai fazer a diferença na sua vida.

Como fazer uma perfeita gestão do tempo.

1 – Comece a gravar todos os seus pensamentos, conversas e atividades por uma semana.

Isso vai ajuda-lo a entender para onde vai o que tem de mais precioso: o seu tempo.

Você vai ver quanto tempo é realmente gasto produzindo resultados e quanto tempo é desperdiçado em pensamentos, conversas e ações totalmente improdutivas. Com essa informação em mãos, faça as correções necessárias.

2 – Você deve ter um tempo determinado para investir em toda atividade ou conversa importante para o seu sucesso.

Lembre-se de agendar todos os seus compromissos importantes e não deixe nada interferir no seu planejamento. Passe a fazer isso inclusive com você mesmo, além de criar blocos de tempo definidos para cada atividade que exija o seu empenho pessoal. Programe quando eles vão começar e terminar. Crie a disciplina para realizar seus compromissos dentro dos prazos definidos.

3 – Planeje passar pelo menos metade do seu tempo envolvido em pensamentos, atividades e conversas que produzam a maior parte de seus resultados.

O seu foco deve ser resultados.

4 – Esteja preparado para as interrupções.

Tenha planejado algum tempo para as interrupções, pois como dissemos, elas são inevitáveis. Jamais permita que uma interrupção qualquer ultrapasse o tempo que você determinou.

5 – Separe os primeiros 30 minutos do dia para planejá-lo o mais detalhadamente possível.

Não comece a trabalhar até completar o planejamento antecipado da gestão do tempo das tarefas que pretende realizar. O momento mais produtivo do seu dia é o tempo que você investe na programação das suas atividades.

6 – Tire cinco minutos antes de iniciar cada tarefa para decidir o resultado que você pretende alcançar até que o tempo para a execução esgote.

Isso se chama definição de metas e elas servem para orientar o seu trabalho.

Essa atitude vai ajudá-lo a enxergar pequenos sucessos antes de mesmo que se concretizem. Ao agir assim, vai se sentir altamente motivado a passar para a próxima atividade. Ao final do tempo estipulado, tire um minuto para avaliar o resultado. Repasse mentalmente as atitudes positivas e negativas enquanto executava o trabalho. Da próxima vez, elimine tudo que atrapalhou a execução. Se seguir essa dica simples ao pé da letra, ficará espantado com o aumento da produtividade!

7 – Coloque na porta do seu escritório ou no ambiente de trabalho uma placa “Não Perturbe!” bem visível.

Evite distrações a todo custo.

8 – Só atenda a telefonemas que tratem exclusivamente sobre trabalho.

Imagine a seguinte situação: você fica satisfeito quando seus colaboradores param o trabalho para atender a telefonemas particulares, que nada têm a ver com o trabalho? Se isso não o incomoda, não há problema algum em parar sempre que o seu cunhado liga para comentar da pelada no último final de semana, ou o churrasco na casa do “Barbosa”. Mas, se você sabe o quanto isso é prejudicial para os negócios, se já calculou o tempo anual de improdutividade com esse tipo de interrupção é melhor mudar a sua atitude para com o telefone. Pelo menos no horário comercial, encare seu aparelho celular como uma ferramenta de trabalho, e se perceber que realmente atrapalha, desligue-o. Ao final de um único dia, verá o quanto essa simples atitude vai lhe ajudar a melhorar a gestão do tempo.

9 – Interrompa imediatamente distrações como o Whatsapp, Facebook, Twitter e Google +, a menos que você use essas ferramentas para gerar negócios.

Não se iluda: as redes sociais são grandes “ladrões de tempo”. Quanto ao email, nunca se dedique mais de 40 minutos diários, divididos em 20m pela manhã e o restante ao final do dia.

10 – Mantenha a regra 80/20 em mente.

Lembre-se que apenas 20% dos seus pensamentos, conversas e atividades produzem 80% dos resultados. Aplique-se, portanto, em fazer os 20% cada vez melhor.

Essas são as atitudes que usamos diariamente em nossa rotina de trabalho. Estou certo que se você adquirir o hábito de usa-as, sua produtividade aumentará consideravelmente.

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Cláudio Corgozinho

Advogado, Conferencista Internacional, Facilitador em Treinamentos Empresariais, Empresário, Escritor, Life, Executive & Professional Coach, Problogger, idealizador do Mais Dinheiro No Seu Bolso.

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